「毎月のシフト表づくりに、何時間もかかってしまう」「希望を聞いて、調整して、また変更が入って…」——飲食店や店舗、クリニックなど、スタッフを抱える現場でよく聞くお悩みです。じつは、このシフト業務こそ、AIで大きくラクにできる代表的な作業です。今回は、作成から管理までの効率化の考え方を、順を追ってご紹介します。
なぜシフト表づくりは大変なのか
- スタッフの希望を集めて、表にまとめるのが手間
- 必要な人数・時間帯・スキルなど、考える条件が多い
- 「この日は誰もいない」などの抜け漏れが起きやすい
- 急な変更が入るたびに、作り直し
つまり「考えること」と「書き直すこと」が多い——ここがAIの得意分野です。
AIで効率化する5つのステップ
① 希望と条件を整理する
バラバラに届いた希望（口頭・メモ・メッセージ）を、AIに渡して見やすい一覧に整理してもらいます。
② たたき台を作る
「必要人数」「営業時間」「各自の希望」を伝えると、AIがシフトの下書き（たたき台）を作成。ゼロから組むより、ぐっと早くなります。
③ 抜け漏れをチェックする
「人が足りない時間帯はない？」「特定の人に偏っていない？」と問いかけて、AIに確認してもらいます。
④ 変更にすばやく対応する
「この日が休みになった」と伝えるだけで、影響する部分の組み直し案を提案。手作業の作り直しが減ります。
⑤ 共有・連絡の文面を作る
完成したシフトの案内文や、変更のお知らせメッセージも、AIにていねいな文章で用意してもらえます。
ポイントは「AIに下書きしてもらい、最終判断は人がする」こと。AIはたたき台づくりと確認が得意。決定権はあなたが持ったまま、作業だけを軽くします。
「管理」もラクになる
作って終わりではなく、過去のシフトを記録・集計しておけば、「先月は誰が何時間入ったか」もすぐに把握できます。こうした記録の整理も、AIに任せられる部分です。毎月の作業が、少しずつ「仕組み」になっていきます。
まずは「いちばん面倒な部分」から
いきなり全部を変える必要はありません。「希望の整理だけ」「たたき台づくりだけ」——あなたがいちばん大変だと感じている部分から、ひとつ試してみてください。一度ラクになると、シフト業務への気持ちが大きく変わります。
Masy'sでは、お店や事務所の状況に合わせて、シフトをはじめとする「毎月くり返す作業」をAIで効率化する仕組みづくりをサポートします。「うちのシフトの場合は？」という段階から、お気軽にご相談ください。