「これ毎回やってるな」を見つけたら自動化のチャンス｜業務効率化の始め方

「業務を自動化したい。でも、何から手をつければいいか分からない」——よくいただくご相談です。じつは、効率化のスタート地点は、新しいツールを探すことではありません。「自分が毎回くり返している作業」を見つけることから始まります。今日は、その最初の一歩をやさしく解説します。

ステップ①：まず「繰り返し作業」を書き出す

一週間、自分の仕事をふり返ってみてください。「これ、毎回やってるな」と思う作業はありませんか？たとえば——

こうした「くり返し」こそ、効率化で最も効果が出るところです。まずは思いつくまま、紙でもメモアプリでも書き出してみましょう。

書き出した作業を、すべて一度に変える必要はありません。「時間がかかっている」「やっていてつらい」ものから1つだけ選びます。小さく始めるのが、続けるコツです。

効率化は「全部やろう」とすると挫折します。まずは"いちばん面倒な1つ"から。1つ手放せると、次が見えてきます。

選んだ作業を、AIに頼んでみましょう。最初から完璧でなくて大丈夫です。たとえば返信文なら、「こういう問い合わせに、ていねいでやさしい返信文をつくって」とお願いし、出てきた文章を整えるだけで、ゼロから書くより何倍も早くなります。

大切なのは、「自分がやる」から「AIに下書きしてもらって、自分は仕上げる」へ役割を変えること。これだけで、毎回の作業がぐっと軽くなります。

うまくいった「頼み方（プロンプト）」は、メモに残しておきましょう。次回からはそれをコピーして使うだけ。自分専用の「効率化レシピ」が少しずつ貯まっていきます。これが、あなただけの業務自動化の土台になります。

まとめ——①繰り返し作業を書き出す → ②ラクにしたい順に1つ選ぶ → ③AIに下書きしてもらう。特別なツールも、専門知識もいりません。今日から始められます。

「自分の仕事だと、どこから手をつければいい？」——そんなときは、いっしょに棚卸しするところからお手伝いします。Masy'sでは、あなたの業務に合わせて「最初に自動化すべき1つ」を見つけ、仕組み化まで伴走します。